Conservazione sostitutiva
Conservazione sostitutiva
L'Archiviazione ottica è una procedura per cui i documenti cartacei vengono come fotografati usando apposite apparecchiature e memorizzati su dischi ottici, in modo da poter essere facilmente reperiti e visualizzati utilizzando un qualsiasi personal computer.
La forte semplificazione introdotta dal legislatore, unita alle circolari, interpelli e delibere esplicative ed attuative di CNIPA e dell'Agenzia delle Entrate, hanno di fatto facilitato l'adozione del processo digitale e degli strumenti ad esso connessi. Oggi le imprese hanno a disposizione strumenti tecnologici e legislativi che permettono di effettuare il passaggio epocale verso l'era digitale, portando a profitto una consistente riduzione dei costi e un incremento dell'efficienza operativa che di fatto si traduce in maggiore competitività.
Il processo digitale e la conservazione sostitutiva, oggi, ma ancora di più nei prossimi anni, è e sarà la principale innovazione che le aziende dovranno e vorranno implementare nella gestione del business.
"Dovranno", perché il legislatore ha da tempo posto in essere una serie di norme focalizzate a spostare la gestione documentale da una forma analogica cartacea ad una forma digitale. Questo orientamento ha già permesso a molte istituzioni di dotarsi di strumenti adeguati a svolgere i processi evitando l'uso e la circolazione di documenti cartacei. Oggi infatti molte operazioni che i privati cittadini e le aziende effettuano con la Pubblica Amministrazione, avvengono obbligatoriamente con operazioni on line o tramite invio di documenti digitali. Per la Pubblica Amministrazione questa trasformazione ha portato efficienza e riduzione dei costi, e, proprio questo benefico effetto sul bilancio dello Stato, sta motivando il legislatore a Imprimere una accelerazione all'introduzione del medesimo cambiamento su una gamma sempre più vasta di documenti e di operazioni.
Un esempio su tutti è la promulgazione nella Legge
Finanziaria 2008 Art. 209-214, che stabiliscono l'obbligo per le aziende, che hanno rapporti con la Pubblica Amministrazione, di inviare esclusivamente fatture elettroniche, in formato XML, pena il disconoscimento del documento cartaceo da parte degli Uffici. Quest'obbligo entrerà in vigore dopo 3 mesi dalla promulgazione del conseguente Decreto Attuativo, già preparato e inattesa di pubblicazione. Il processo, pertanto, si svilupperà come di seguito, senza alcun intervento umano:
CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA - Primo anno
Un primo obiettivo da cogliere, è sicuramente la digitalizzazione e la conservazione sostitutiva dei documenti che nascono dai propri sistemi informativi e quindi, soggetti al più elevato controllo interno. Il ciclo attivo e i suoi documenti, sono un buon viatico e rappresentano spesso la maggior quantità di documenti da archiviare. Il piano di implementazione, deve, come spiegato sopra, prevedere l'implementazione di tutti gli strumenti necessari all'ottenimento dei documenti in formato digitale, ed in particolare di un formato compreso tra quelli consentiti dalla normativa: PDF/A, TIFF, TXT, XML.
Si procede quindi a stampare fisicamente i documenti per le solo copie da inviare al cliente con la postalizzazione, mentre la copia interna, viene prodotta unicamente con un file digitale. Questo file digitale, verrà portato nel volume di conservazione ed archiviato secondo la procedura descritta sotto, entro il quindicesimo giorno dell'emissione del documento (data fattura).
I documenti che possono essere dematerializzati non sono solo le fatture, che rappresentano la parte centrale del processo, ma anche gli altri documenti che sono parte dell'area commerciale (richiesta d'offerta, offerta, ordine e conferma d'ordine, etc.) oppure della parte logistica (prelievo, bolla allestimento consegna, DDT, spedizione). Relativamente alla DDT, si potrà portare in conservazione sia la copia originale, sia la copia di ritorno, con le firme di accettazione della consegna da parte del cliente, dopo opportuna scansione dell'immagine. Va comunque segnalato che la distruzione della copia firmata, della DDT, deve essere effettuata solo dopo l'effettivo pagamento dalla fornitura, in quanto in caso di opponibilità verso il cliente ed il giudice disponesse una perizia calligrafica e grafologica, questi obbligatoriamente devono essere effettuati sull'originale cartaceo.
Va precisato che l'obbligo di apporre l'imposta di bollo al documento (DPR 642/1972), non rappresenta un ostacolo alla conservazione digitale della propria copia, infatti il bollo deve essere applicato alla sola copia da inviare al cliente. Anche in questo caso, il passaggio al digitale, richiede l'adozione dell'assolvimento di questo obbligo nella modalità virtuale, chiedendo apposita autorizzazione all'Agenzia delle Entrate competente sul territorio. L'autorizzazione, permette di stampare sul documento fattura (sia copia interna che copia per il cliente), la dichiarazione "imposta di bollo assolta in modalità virtuale: autorizzazione Nr....... del........", evitando l'onere di applicazione fisica del bollo.
Il pagamento dell'imposta di bollo, avviene, tramite una iniziale dichiarazione preventiva all'Agenzia delle Entrate, basata sulla stima del numero delle fatture da emettere durante l'anno, e verrà versata, tramite F23, in rate bimestrali. A gennaio di ogni anno successivo si procederà al calcolo del saldo per l'anno precedente, per versarlo unitamente all'anticipo per l'anno in corso, sempre tramite F23 e sempre con cadenza bimestrale.
Secondo anno
Consolidati i processi per il ciclo attivo, con un sensibile aumento competenze delle risorse interne, sia sulla presa di confidenza sul processo stesso, sia sulla conoscenza ed interpretazione della normativa, per il secondo anno, ci si può concentrare su altre classi documentali, quali il ciclo passivo e le scritture contabili (libro giornale, libro inventari, registri IVA, bilancio, dichiarazioni, etc.) estendendo il processo, se hanno volumi cartacei cospicui, anche alle altre classi documentali, quali: le schede magazzino, gli estratti conto, i centri di costo e di profitto, etc.
Relativamente al libro giornale e al libro inventari, è richiesta una comunicazione preventiva all'Agenzia delle Entrate, riportante il calcolo dell'anticipo dell'imposta di bollo sulla tenuta di documenti elettronici (marca di 14,62 € ogni 2500 registrazioni al posto delle 100 pagine) utilizzando come stima il totale delle registrazioni dell'anno precedente, versandolo in unica soluzione, tramite F23. A gennaio di ogni anno successivo, si procederà al calcolo del saldo per l'anno precedente, per versarlo unitamente all'anticipo per l'anno in corso.
Tutte le classi documentali, anche quelle soggette a imposta di bollo, relativamente alla conservazione sostitutiva hanno la scadenza annuale, cioè devono essere portati in conservazione entro 3 mesi dalla scadenza ultima per la presentazione delle dichiarazioni dei redditi per l'esercizio di riferimento. Occorre però precisare, che il libro giornale e i registri IVA, per una corretta tenuta elettronica, devono essere firmati digitalmente e marcati temporalmente all'ultimo giorno del terzo mese di ogni trimestre (31 marzo, 30 giugno, 30 settembre e 31 dicembre), dopodiché vengono inclusi in un unico volume annuale, firmato digitalmente e marcato temporalmente per la loro conservazione sostitutiva. Questa differenza tra la tenuta analogica (annuale) e la tenuta elettronica (trimestrale), è oggetto di un Decreto Legge, a nome dei ministri Calderoli e Brunetta, che una volta approvata allineerà a livello annuale entrambe le tenute.
Relativamente al ciclo passivo, si consiglia dimantenere l'archivio analogico (cartaceo) per l'intero periodo d'imposta e procedere alla generazione di un unico volume, firmato digitalmente e marcato temporalmente, per la conservazione sostitutiva di tutte le fatture ed eventualmente degli altri documenti del processo, quali, offerte, ordini, DDT, etc. Completato il processo di conservazione sostitutiva, si potrà procedere alla macerazione dell'intero volume cartaceo. Il processo si esplicità come di seguito:
Qualora, però si ritenesse necessario, abbreviare i tempi di macerazione dei volumi cartacei, la normativa consente, essendo modalità analogica, di procedere con cadenze basate su valutazione dell'azienda (esempio trimestrale, semestrale, mensile, frazione di anno, etc.).
Terzo anno
Il secondo anno di gestione permette di acquisire una esperienza e competenza consistente e di aver nel contempo raffinato i processi interni. A questi si aggiunge anche che si è potuto adeguare opportunemente i sistemi informativi. A questo punto, ci si può concentrare sull'ultima classe documentale importante: il LUL o Libro Unico del Lavoro che accorpa il documento cedolino con il documento libro presenze. Per questa classe documentale, occorre inoltrare una dichiarazione preventiva, nella quale indicare anche le specifiche tecniche dove saranno conservati i volumi di conservazione sostitutiva, da inviare all'Ispettorato del Lavoro competente perterritorio, qualche mese prima della effettiva partenza della effettiva conservazione sostitutiva. Questa comunicazione non deve essere ripetuta negli anni successivi, in quanto rimane valida la comunicazione preventiva, a meno di importanti cambiamenti nei contenuti tecnici precedenti.
Passando all'implementazione progettuale, occorre valutare come questi documenti sono emessi e da chi. Spesso questi documenti sono forniti da un ente terzo (studio commercialista, società di servizi, consulente del lavoro, etc.) e consegnati o in forma digitale da materializzare in duplice copia, una per il dipendente e una per l'archivio interno, oppure informato cartaceo originale.
L'implementazione del passaggio digitale, richiede di disporre dei documenti nel duplice formato: cartaceo per la consegna al dipendente e digitale (PDF/A) per l'invio in conservazione sostitutiva, entro il sedicesimo giorno dell'ultimo giorno del periodo di paga (ultimo giorno del mese di riferimento della paga).
Il processo di conservazione sostitutiva, si sviluppa come descritto nel seguente grafico:
Conclusioni
Ultima precisazione, esiste la possibilità di portare in conservazione sostitutiva, anche alcune classi di documenti "unici", quali: i libri sociali, i verbali del CDA, le schede carburante (considerate documenti unici) e le note spese dei dipendenti, privi dei giustificativi (scontrini/fatture), atti notarili, lettere e raccomandate, e molte altre tipologie documentali. Questi documenti possono essere portati in conservazione sostitutiva, ma con la duplice firma digitale su ogni singolo documento elettronico, una del rappresentante legale della società e una di un ufficiale giudiziario (notaio). Quest'obbligo, fà propendere molte aziende a mantenere questi documenti in formato analogico cartaceo.
Questo è tutto ciò che riguarda un progetto di attivazione della conservazione sostitutiva e del passaggio al processo digitale. Siamo anche convinti che il legislatore continuerà a rendere sempre più semplificato, ma sempre più obbligato l'adozione di questi strumenti, anche in rispetto delle analoghe legiferazioni comunitarie sulla stessa materia.